Ada 4 fungsi yang harus dijalankan oleh seorang manajer, yaitu yang pertama adalah Planning, planning merupakan proses untuk merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi pencapaian tujuan, mengembangkan rencana aktivitas kerja dari organisasi. Di dalam perencanaan harus mampu menjawab apa yang harus dikerjakan, mengapa hal tersebut harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya.Yang kedua yaitu Organizing, yaitu pembagian kerja atau pembagian tugas dan mendelegasikan otoritas yang dilakukan oleh manajer kepada seluruh jajaran yang ada di bawahnya. Ketiga yaitu Actuating, yaitu usaha atau tindakan yang dilakukan untuk memunculkan kemauan dan membuat bawahan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya sehingga secara sadar mereka menjalankan tugasnya dengan baik. Penggerakan ini dapat dilakukan dengan memberikan motivasi, semangat dan dorongan, contoh tindakan serta pengarahan kepada bawahan. Lalu yang terakhir yaitu Controlling, controlling atau Pengawasan atau bisa juga disebut pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen untuk melakukan penilaian kesesuaian antara perencanaan dan tujuan. Pada fungsi ini dilakukan juga perbaikan atau koreksi.sehingga tercapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Dokumen perencanaan hanya menggambarkan tentang hal-hal apa saja yang harus dilakukan, sedangkan pelaksanaannya dengan melakukan tahap kedua yaitu Organizing. Fungsi organizing merupakan aktifitas mengalokasikan sumberdaya untuk kepentingan pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan tidak akan bisa dijalankan jika tidak melaksanakan fungsi organizing.
Organisasi merupakan penyebaran dan penggerakan dari sumberdaya yang dimiliki untuk mencapai tujuan strategis dari organisasi itu sendiri. Hal tersebut tercermin dari:
- Pembagian tenaga kerja ke dalam depratemen dan pekerjaan tertentu.
- Adanya garis otoritas formal.
- Merupakan mekanisme untuk mengkoordinasi beragam tugas organisasi.
Merancang organisasi adaptif:
- Pengorganisasian prinsip dan konsep.
- Pengorganisasian struktur vertikal.
- Menggunakan mekanisme untuk koordinasi horizontal.
- Menyesuaikan berbagai elemen desain struktural untuk situasi organisasi.
Struktur organisasi menjelaskan bagaimana pembagian tugas, pengerahan sumberdaya, dan bagaimana departemen di koordinasikan.
- Serangkaian tugas formal yang ditugaskan.
- Hubungan laporan secara formal.
- Desain dari suatu sistem untuk memastikan keefektifan pengkoordinasian karyawaan di seluruh departemen.
Bagan dari suatu organisasi:
- Representasi secara visual.
- Serangkaian tugas formal.
- Kerangka kerja untuk kontrol secara vertikal.
- Hubungan dari pelaporan secara formal.
Konsep spesialisasi pekerjaan dilaksanakan dengan melakukan:
- Tugas dibagi menjadi pekerjaan individu.
- Karyawan hanya melakukan tugas yang sesuai dengan fungsi khusus atau keahlian mereka.
- Pekerjaan cenderung berskala kecil, namun bisa dikerjakan secara efisien.
Rantai komando merupakan garis otoritas yang tidak putus yang menghubungkan seluruh anggota di dalam suatu organisasi. Rantai komando menunjukan dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Rantai komando berkaitan dengan dua prinsip yang mendasari:
- Unity of Command atau Kesatuan Komando.
- Scalar Principe atau Prinsip Skalar.
Otoritas merupakan suatu hak yang sah dan formal dari seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah. Otoritas dibutuhkan untuk mengalokasikan sumberdaya untuk mencpaai hasil yang organisasi inginkan. Otoritas dibedakan menjadi 3 karakteristik, yaitu:
- Otoritas diberikan di dalam posisi organisasi, bukan perorangan.
- Otoritas diterima oleh bawahan.
- Otoritas mengalir kebawah hirarki vertikal.
Responsibility atau tanggung jawab merupakan suatu tugas untuk melakukan suatu aktivitas atau pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawan. Manajer diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.
Accountability atau akuntabilitas merupakan mekanisme melalui otoritas tertentu dan tanggung jawab yang diselaraskan. Anggota tunduk kepada aturan untuk melaporkan dan membenarkan hasil pekerjaan kepada atasan mereka di dalam rantai komando. Akuntabilitas dapat dibuat ke dalam struktur organisasi.
Delegation atau delegasi merupakan proses yang digunakan oleh manajer untuk mentransfer otoritas dan tanggung jawab. Organisasi mendorong manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin. Teknik teknik yang digunakan untuk delegasi berupa:
Teknik teknik dalam pendelegasian berupa:
- Memberikan instruksi menyeluruh.
- Mempertahankan umpan balik.
- Mengevaluasi dan menghargai kinerja.
- Delegasikan keseluruhan tugas.
- Memastikan bahwa otoritas setara dengan tanggung jawab.
- Memilih orang yang tepat.
Line Authority atau garis otoritas berarti individu dalam posisi manajemen memiliki kekuatan formal untuk mengarahkan dan mengandalkan bawahan langsung. Staff Authority atau otoritas staf diberikan kepada staf di bidang keahlian mereka.
Span of Management or Span of Control merupakan rentang dari manajemen atau rentang dari suatu kendali.
Contoh dari hal diatas yaitu seperti jumlah karyawan yang melapor kepada supervisor.
- Secara tradisional: tujuh bawahan per manajer.
- Secara organisasi saat ini: 30 lebih bawahan per manajer.
Keterlibatan supervisor:
- Harus terlibat secara dekat dengan bawahannya, rentangnya harus kecil.
- Membutuhkan sedikit keterlibatan dengan bawahan, rentangnya bisa jadi besar.
Faktor yang terkait dengan sedikit keterlibatan supervisor:
- Pekerjaan berjalan dengan stabil dan rutin.
- Bawahan mengerjakan tugas pekerjaan yang mirip.
- Bawahan dikonsentrasikan pada satu lokasi.
- Bawahan sudah sangat terlatih.
- Tersedianya turan dan prosedur yang menentukan aktivitas tugas.
- Tersedianya sistem pendukung dan personel untuk manajer.
- Membutuhkan sedikit waktu dalam kegiatan non-supervisor.
- Preferensi dan gaya manajer mendukung rentang yang besar.
Struktur Tinggi vs Struktur Datar
- Span of control digunakan di dalam organisasi tanpa memperhatikan strukturnya tinggi atau datar.
- Struktur tinggi memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hierarkis.
- Struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki yang lebih sedikit.
- Kecenderungannya mengarah pada span of control yang lebih luas.
Sentralisasi vs Desentralisasi
- Perubahan yang lebih besar dan ketidakpastian pada lingkungan biasanya diasosiasikan dengan desentralisasi.
- Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus memenuhi dan sesuai dengan strategi perusahaan.
- Di dalam waktu krisis atau dalam resiko kegagalan perusahaan, otoritas mungkin akan di sentralisasikan di atas.
Departemenetalization atau departementalisasi merupakan basis di mana individu dikelompokkan ke dalam departemen. Beberapa pendekatan departementalisasi, yaitu:
- Vertical functional apporach: orang-orang dikelompokkan bersama di dalam departemen berdasarkan dengan keterampilan umum mereka.
- Divisional apporach: dikelompokkan bersama berdasarkan atas produk umum, program, atau wilayah geografis yang sama.
- Horizontal matrix approach: rantai komando fungsional dan divisional. Beberapa karyawan melapor kepada dua atasan.
- Team-based approach: diciptakan untuk mencapai atau menyelesaikan tugas tertentu.
- Network approach: hub pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi mereka yang lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat independen, dan dapat ditempatkan di mana saja.
- Virtual approach: menyatukan orang-orang untuk sementara untuk menentukan kesempatan atau peluang tertentu lalu kemudian segera dibubarkan.
5 Pendeketan Hingga Desain Struktural:
Vertical Functional Approach:
Pengelompokkan posisi ke dalam departemen berdasarkan kesamaan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumberdaya.
- Informasi mengalir naik turun.
- Rantai komando menyatu di atas.
- Manajer dan karyawan selaras karena pelatihan dan keahlian yang serupa.
- Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab.
Keuntungan struktur divisional yaitu:
- Efisien dalam menggunakan sumberdaya.
- Mengembangkan kemampuan spesialisasi.
- Top manajemen kontrol.
- Koordinasi yang sangat baik.
- Penyelesaian masalah teknis yang berkualitas.
Kekurangan struktur divisional yaitu:
- Komunikasi yang buruk.
- Reaksi yang lambat pada perubahan eksternal.
- Keputusan terpusat pada tingkat atas.
- Sulitnya melaksanakan tanggung jawab pin pointing.
- Terbatasnya pandangan karyawan pada tujuan organisasi.
Keuntungan Horizontal Matrix yaitu:
- Lebih efisien untuk menggunakan sumberdaya daripada hirarki tunggal.
- Bisa beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
- Mengembangkan kemampuan manajemen baik umum maupun spesifik.
- Keahlian tersedia untuk semua divisi.
- Tugas yang diperbesar untuk karyawan.
Kekurangan Horizontal Matriks yaitu:
- Ada dua rantai komando.
- Tingginya potensi konflik antar dua sisi matriks.
- Harus dilakukan banyak meeting untuk mengkoordinasikan aktivitas.
- Dibutuhkan untuk pelatihan human relation.
- Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks.
Dua struktur otoritas di dalam organisasi matriks:
Keuntungan dari Team-based yaitu:
- Memiliki keuntungan yang sama dengan struktur fungsional.
- Mengurangi penghalang antar departemen.
- Waktu reaksi yang lebih cepat.
- Moral yang lebih baik.
- Mengurangi biaya administrasi.
Kekurangan dari Team-based yaitu:
- Adanya dua loyalitas dan konflik.
- Waktu dan sumberdaya dominan terpakai untuk meeting.
- Desentralisasi yang tidak direncanakan.
Keuntungan dari Network Approach yaitu:
- Persaingan global.
- Kekuatan kerja yang fleksibel.
- Mengurangi biaya administrasi.
Task force atau gugus tugas merupakan tim atau komite sementara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen.
Project manager atau manajer proyek bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara menyeluruh untuk menyelesaikan proyek tertentu.
Reengineering:
Desain secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perkembangan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. Process atau proses merupakan kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan value.
Faktor pembentuk struktur:
- Mengikuti strategi.
- Mencerminkan lingkungan.
- Sesuai dengan teknologi (service technology and digital technology).
Sumber: https://youtu.be/4De2P0E7MF4
Kunjungi juga Web Sobat Dunia Kampus melalui link https://www.duniakampus40.net untuk mengetahui hal-hal seputar dunia perkuliahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar