Planning atau perencanaan merupakan salah satu fungsi dari ilmu manajemen. Ilmu manajemen memiliki 4 fungsi, yaitu Planning, Organizing, Leading, dan Controlling. Secara sederhana, planning merupakan proses pengambilan keputusan tentang apa apa saja yang ditargetkan oleh organisasi atau perusahaan. Di dalam perencanaan juga untuk menyusun program-progam untuk melaksanakan target tersebut.
Perencanaan Untuk Kedepannya
Kebanyakan organisasi akan menghadapi turbulance dan peningkatan yang dinamis. Oleh karena itu bagaimana tugas manajer bisa membuat planning yang mampu melakukan penyesuaian dan mengantisipasi lingkungan yang tidak pasti perubahannya itu baik dari sisi ekonomi, politik, dan sosial.
- Keadaan ketidakpastian ekonomi, politik, dan sosial = Manajer harus bisa memperkirakan bagaimana mengatasi hal tersebut.
- Manajer harus bisa memperbaharui ketertarikan dari perencanaan organisasi.
Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan:
- Proses dari planning itu sendiri.
- Bagaimana manajer menciptakan perencanaan yang efektif.
- Menetapkan tujuan.
- Tipe-tipe dari perencanaan.
- Pendekatan baru kepada perencanaan.
Mengapa setiap organisasi harus menyusun tujuan dan perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut? Setidaknya ada 3 kepentingan, yaitu:
- Rationale for decision, sebagai alasan untuk pengambilan keputusan.
- Guides to action, sebagai pedoman untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu.
- Standard of performance, sebagai penyusun standar kinerja dari pegawai dan standar kinerja dari perusahaan.
Tujuan dan Rencana:
- Tujuan: tujuan merupakan kondisi dimasa yang akan datang yang ingin dicapai atau direalisasikan oleh organisasi.
- Rencana: rencana merupakan sebuah blueprint yang menentukan alokasi sumberaya, jadwal, dan tindakan lainnya yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
- Perencanaan: perencanaan merupakan tujuan organisasi dan sarana untuk mencapainya. Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling mendasar sekaligus fungsi manajemen yang paling kontroversial.
Level dari Tujuan/Rencana dan Seberapa Pentingnya Mereka:
Tujuan utama organisasi akan tercermin dari visi organisasi itu sendiri. Untuk mencapai visi misi tersebut maka akan dibutuhkan tujuan strategi atau sasaran strategi. Untuk mencapai tujuan strategi akan membutuhkan dokumen rencana strategi yang dibuat oleh Top Level Manager. Strategi ini dipisahkan menjadi tactical goals/plan yang menjadi tanggung jawab Middle Manager. Lower Manajer memiliki tugas untuk menyusun tujuan/rencana operasional dikarenakan mereka yang akan berhadapan langsung dengan karyawan. Strategic Goals tidak akan tercapai tanpa adanya Tactical Goal, dan Tactical Goal tidak akan tercapai tanpa adanya Operational Goal.
Keuntungannya bagi organisasi adalah:
1. Legitimasi:
- Menunjukan tujuan dan alasan organisasi itu berdiri .
- Sebagai lambang legitimasi.
- Karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan.
2. Sumber motivasi dan komitmen:
- Identifikasi karyawan dengan organisasinya.
- Memotivasi dengan mengurangi ketidakpastian.
3. Pedoman untuk melakukan tindakan tertentu:
- Menunjukkan arah tujuan, memfokuskan perhatian pada target tertentu.
- Upaya langsung menuju hasil yang terpenting.
4. Sebagai tindakan rasional untuk mengambil keputusan:
- Memahami apa yang ingin dicapai oleh organisasi.
- Membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan.
5. Sebagai standar dari kinerja:
- Melayani sesuai dengan kriteria performanya.
- Memberikan standar dari penilaian kepada karyawan.
Organizational Mission atau Misi Organisasi:
- Misi: alasan mengapa organisasi itu didirikan.
- Pernyataan Misi:
* Secara luas menyatakan dasar dari ruang lingkup dan operasi bisnis yang membedakan hal tersebut dari jenis-jenis organisasi yang serupa.
* Dapat mencakup pasar dan konsumen.
* Beberapa mungkin mendeskripsikan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, dan sikap terhadap karyawan.
Contoh dari misi organisasi yaitu Mission Statement dari Bristol-Myers Squibb Company yang merupakan perusahaan farmasi. Misi perusahaannya yaitu "Our company's mission is to extend and enhance human life by providing the highest-quality pharmaceutial and related health care products." Jika diterjemahkan berarti "Misi perusahaan kami yaitu untuk memperluas dan meningkatkan kualitas kehidupan manusia dengan menyediakan produk farmasi dan produk kesehatan lainnya yang berkualitas tinggi." Dengan misi seperti itu, orang-orang yang melihat akan langsung mengetahui bahwa Bristol-Myers Squibb Company merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri farmasi.
Strategic Goals/Plans atau Tujuan/Rencana Strategis:
1. Tujuan Strategis:
- Dimana suatu organisasi ingin berada di masa depan
- Berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan
2. Rencana Strategis:
- Langkah-langkah dari tindakan yang akan digunakan untuk mencapai tujuan strategis.
- Sebuah blueprint yang mendefinisikan aktifitas organisasi dan pengalokasian sumbedaya.
- Cenderung berjangka panjang.
Tactical Goals/Plans atau Tujuan/Rencana Taktis:
1. Tujuan Taktis:
- Berlaku untuk Middle Manager.
- Tujuan yang menentukan hasil dari divisi dan departemen utama yang harus dicapai.
2. Rencana Taktis:
- Rencana yang dirancang untuk membantu melaksanakan Rencana Strategis utama.
- Cenderung berjangka waktu pendek dibandingkan dengan Rencana Strategis.
Operational Goals/Plans atau Tujuan/Rencana Operasional:
1. Tujuan Operasional:
- Hasil yang spesifik dan terukur.
- Diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individual.
2. Rencana Operasional:
- Tingkat bawah organisasi yang menentukan langkah-langkah menuju pencapaian Tujuan Operasional.
- Sebagai alat untuk operasi harian dan mingguan.
- Jadwal merupakan komponen yang penting.
Goal Attainment atau Pencapaian dari Tujuan:
- Tercapainya tujuan ditingkatan yang rendah memungkinkan tercapainya tujuan di tingkatan yang lebih tinggi.
- Tanggung jawab organisasi secara tradisional:
* Strategic: Top Management.
* Tactical: Middle Management.
* Operational: First Line Management dan Karyawan.
Hierarchy of Goals atau Hirarki dari Tujuan itu sendiri:
Operational Goals harus mendukung pencapaian Tactical Goals, dan Tactical Goals harus mendukung pencapaian dari Strategic Goals, dan Strategic Goals harus mendukung pencapaian Misi dari organisasi tersebut.
Karakteristik dari Penentuan Tujuan yang Efektif:
- Spesifik dan terukur.
- Mencari tantangan namun tetap realistis sesuai dengan kondisi organisasi.
- Menjelaskan periode waktunya
- Mengaitkan dengan hadiah, misalnya memberikan hadiah kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik.
Model dari Proses MBO (Management By Objective):
Model diatas menjelaskan bagaimana proses manajemen bekerja berdasarkan dengan objective atau tujuan yang ingin dicapai. Langkah pertama yaitu dengan menentukan tujuan, menentukan tujuan strategis perusahaan, menentukan tujuan departemen, dan mementukan tujuan individu. Langkah kedua yaitu membuat rencana tindakan apa yang akan dilakukan untuk merealisasikan tujuan sebelumnya. Langkah ketiga yaitu melakukan meninjauan, jika terjadi penyimpangan maka segera dilakukan tindakan perbaikan. Langkah keempat yaitu menilai keseluruhan kinerja.
Keuntungan dan masalah dari sistem MBO:
1. Keuntungan:
- Upaya dari manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan yang mengarahkan pada pencapaian tujuan.
- Kinerja akan bisa ditingkatkan di semua level perusahaan.
- Karyawan akan termotivasi.
- Tujuan departemen dan individu akan diselaraskan dengan tujuan perusahaan atau tujuan organisasi.
2. Masalah:
- Perubahan yang konstan mencegah MBO untuk mempertahankan sistemnya.
- Lingkungan yang memiliki relasi yang buruk antar karyawan akan menyebabkan sistem MBO berjalan dengan tidak efektif.
- Strategic Goals kemungkinan akan digantikan oleh Operational Goals.
- Organisasi mekanistik dan nilai-nilai yang menghambat partisipasi bisa merusak proses dari MBO.
- Terlalu banyak dokumen akan menguras tenaga MBO.
Single-Use Plans:
Single-Use Plans merupakan rencana sekali pakai yang direncanakan untuk tujuan yang kemungkinan tidak akan diulang kembali.
- Program merupakan suatu tujuan dan rencana yang kompleks untuk meraih tujuan organisasi yang penting dalam satu waktu.
- Proyek itu mirim dengan program, namun umumnya proyek memiliki cakupan dan kompleksitas yang lebih kecil.
Standing Plans:
Standing Plans merupakan rencana yang akan digunakan untuk tujuan yang akan dilakukan berulang kali.
- Policy atau kebijakan merupakan panduan umum untuk suatu tindakan dan memberikan arahan bagi orang-orang di dalam organisasi.
- Rules atau aturan menjelaskan bagaimana suatu tindakan spesifik harus dilakukan.
- Procedures atau prosedur menentukan serangkaian langkah yang tepat untuk digunakan untuk mencapai suatu pekerjaan tertentu.
Contingency Plans:
Contingency Plans atau rencana cadangan merupakan rencana yang digunakan di dalam situasi tertentu atau digunakan di dalam situasi yang tidak terduga.
- Identifikasi faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan:
* Perputaran ekonomi.
* Penurunan pasar.
* Kenaikan biaya bahan persediaan.
* Perkembangan teknologi.
* Terjadinya insiden ringan.
- Meminimalkan dampak dari faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan:
* Memperkirakan jarak antara respon alternatif hingga keadaan dengan dampak berat yang paling mungkin akan terjadi.
Membuat skenario:
Mengamati tren dan suatu keadaan yang tidak lagi berlangsung dan membayangkan masa depan alternatif yang kemungkinan terjadi untuk membangun kerangka kerja dimana peristiwa dimasa depan yang tidak dapat diprediksi tersebut bisa dikelola.
Memaksa manajer untuk melatih mental apa yang akan mereka lakukan jika suatu saat rencana terbaik mereka gagal atau runtuh.
Crisis Management Planning
Terjadi secara tiba-tiba, bersifat menghancurkan, dan membutuhkan penanganan dengan cepat.
- Prevention atau Pencegahan:
* Membangun hubungan yang terpercaya dengan stakeholder-stakeholder utama.
* Membuka komunikasi.
- Preparation atau Persiapan:
* Membuat Crisis Management Team.
* Membuat rencana Crisis Management.
* Membangun sistem komunikasi yang efektif.
- Containment atau Penanganan
Perencanaan untuk performa yang tinggi:
- Central Planning: Tradisional, kelompok spesialis perencanaan yang menciptakan rencana untuk organisasi secara keseluruhan, divisi serta departemen utamanya biasanya melapor secara langsung kepada presiden atau CEO.
- Decentralized Planning: Peforma Tinggi, manajer bekerja bersama ahli perencanaan untuk menciptakan tujuan dan rencana mereka sendiri.
Rencana menjadi hidup ketika karyawan turut berpartisipasi dalam mengatur tujuan dan menentukan arti untuk menggapai tujuan tersebut.
Perencanaan di dalam tempat kerja baru:
- Memiliki pernyataan visi dan misi yang kuat.
- Menetapkan tujuan yang luas agar menjadi unggul.
- Menetapkan budaya yang mendorong pembelajaran.
- Merangkul perencanaan yang didasarkan oleh peristiwa.
- Memanfaatkan gugus tugas sementara.
- Terus melakukan perencanaan dan berhenti jika sudah berada ditingkat teratas.
Rencana menjadi hidup ketika karyawan turut berpartisipasi dalam mengatur tujuan dan menentukan arti untuk menggapai tujuan tersebut.
Sumber: https://youtu.be/7dEj-9yA1bA
Kunjungi juga Web Sobat Dunia Kampus melalui link https://www.duniakampus40.net untuk mengetahui hal-hal seputar dunia perkuliahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar