Sekilas Manajemen, Part 7: Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen?

Manajer wajib melakukan fungsi pengawasan pada setiap aktifitas manajerial. Fungsi Controlling merupakan fungsi keempat manajemen. Fungsi pertama yaitu Planning, planning merupakan proses untuk merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi pencapaian tujuan, mengembangkan rencana aktivitas kerja dari organisasi. Di dalam perencanaan harus mampu menjawab apa yang harus dikerjakan, mengapa hal tersebut harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Yang kedua yaitu Organizing, yaitu pembagian kerja atau pembagian tugas dan mendelegasikan otoritas yang dilakukan oleh manajer kepada seluruh jajaran yang ada di bawahnya. Ketiga yaitu Actuating, yaitu usaha atau tindakan yang dilakukan untuk memunculkan kemauan dan membuat bawahan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya sehingga secara sadar mereka menjalankan tugasnya dengan baik. Penggerakan ini dapat dilakukan dengan memberikan motivasi, semangat dan dorongan, contoh tindakan serta pengarahan kepada bawahan.

Kemudian yang terakhir sekaligus fungsi yang akan dibahas kali ini yaitu fungsi Controlling, controlling atau pengawasan atau bisa juga disebut pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen untuk melakukan penilaian kesesuaian antara perencanaan dan tujuan. Jadi di dalam fungsi controlling ini kita harus mengawasi apakah kegiatan dan program yang sudah direncanakan sudah dijalankan dengan baik atau tidak. Hal tersebut dilakukan untuk mencapai target yang sudah direncanakan saat menjalankan fungsi pertama manajemen yaitu fungsi Planning. Contohnya semisal di akhir tahun perusahaan harus bisa menghasilkan 100 juta per bulan. Jika tidak ada fungsi Controlling atau pengawasan maka kita tidak akan tahu pada akhir tahun tujuan itu sudah tercapai atau tidak.

Managerial and Quality Control atau Manajerial dan Kontrol Kualitas:

Control merupakan masalah kritis yang dihadapi oleh seluruh manajer di dalam semua jenis organisasi pada saat ini

- Quality Control atau Kontrol Kualitas

- Office Productivity atau Produktivitas Kantor

- Basic System atau Sistem Dasar

* allocating financial resources (mengalokasikan sumberdaya finansial)

* developing human resources (mengembangkan sumberdaya manusia)

* analyzing financial performance, and evaluating overall productivity (menganalisa kinerja finansial, dan mengevaluasi produktivitas keseluruhan)

Managerial and Quality Control (Manajerial dan Kontrol Kualitas):

- Basic mechanism for controlling organization (mekanisme dasar untuk mengontrol organisasi)

- Basic structure and objectives of control process (struktur dasar dan tujuan proses pengendalian)

- Controlling financial performance (mengendalikan kinerja finansial)

- Changing philosophy of control (mengubah filosofi kontrol)

- Today's total quality management (kualitas total manajemen saat ini)

- Recent trends (tren terkini)

- Control systems for a turbulent environment (sistem kontrol untuk lingkungan yang turbulensi)

Organizational control atau kontrol organisasi merupakan proses sistematik dimana para manajer mengatur aktivitas organisasi agar konsistem dengan harapan yang telah ditetapkan.

- Plans (rencana)

- Targets (target atau tujuan)

- Standards of performance (standar dari suatu kinerja)

Pengengalian organsiasi yang efektif memerlukan informasi terkait:

- Performance standards (standar kinerja)

- Actual performance (kinerja aslinya)

- Action taken to correct any deviations from the standards (tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki setiap penyimpangan yang menyimpang dari standar)

Organizaitonal control atau kontrol organisasi memiliki 3 tipe, yaitu:

1. Feedforward (umpan maju)

Terkadang disebut dengan preliminary or preventive control (kontrol pendahuluan atau kontrol preventif).

2. Concurrent (bersamaan)

- Menilai aktivitas kerja saat ini, bergantung pada kinerja standar.

- Termasuk aturan dan peraturan untuk memandu tugas dan perilaku keryawan.

- Niat untuk memastikan bahwa aktivitas kerja menghasilkan hasil yang benar.

3. Feedback (masukan)

Berfokus pada keluaran organisasi; disebut juga post-action or output control (pasca-aksi atau kontrol hasil)

Fokus dari organizational control atau kontrol organisasi:

1. Feedfoward control, berfungsi untuk mengantisipasi masalah. Feed foward control berfokus pada inputs. Contoh dari feed foward control berupa:

- Tes narkoba pada calon karyawan

- Menginspeksi bahan mentah

- Hanya menerima lulusan universitas

2, Concurrent control, berfungsi untuk mengatasi masalah jika masalah tersebut suda terlanjut terjadi. Concurent control berfokus pada ongoing process atau proses yang sedang berlangsung. Contoh dari concurrent control yaitu:

- Budaya yang bisa beradaptasi

- Kualitas manajemen total

- Pengendalian diri karyawan

3. Feedback control, berfungsi untuk mengatasi masalah setelah masalah itu muncul. Feedback control berfokus pada outputs. Contoh dari feedback control yaitu:

- Menganalisa penjualan per karyawan

- Menginspeksi kualitas final dari suatu barang atau jasa

- Melakukan survey kepada pelanggan

Feedfoward control berfokus pada human atau manusia, material atau bahan, dan financial recources atau sumber daya finansial. Feedfoward control berupaya untuk mengidentifikasi dan mencegah penyimpangan. Feedfoward control terkadang disebut dengan preliminary or preventive control atau kontrol pendahuluan atau kontrol preventif.

Concurrent control meliputi pengendalian diri terhadap behavior-personal value and attitudes atau nilai perilaku pribadi dan sikap atau tingkah laku. Concurrent control memantau aktivitas yang sedang berlangsung untuk memastikan konsistensi dengan standar kerja. Concurrent control menilai:

- Current work activities (aktivitas kerja saat ini)

- Relies on performance standards (bergantung pada standar kinerja)

- Includes rules and regulations (termasuk aturan dan peraturan)

Feedback control berfokus pada output dari suatu organisasi. Feedback control terkadang disebut postaction or output control atau pasca aksi atau kontrol output. Model dari feedback control yaitu:

Langkah pertama yaitu menyusun tujuan strategis, kemudian menyusun standar dari kinerja, kemudian memastikan kinerja aslinya di lapangan, kemudian membandingkan kinerja asli tersebut dengan standar kinerja yang telah dibuat, kemudian jika kinerja tidak memadai maka melakukan tindakan perbaikan yaitu bisa dengan memperbaiki standar kinerja atau dengan meningkatkan kinerja di lapangan. Jika kinerjanya memadai maka tidak akan melakukan apa-apa atau menyediakan bantuan sehingga kinerja bisa tetap memadai atau bahkan bisa semakin berkembang.

Budgetary control atau kontrol anggaran merupakan metode kontrol manajerial yang paling umum digunakan. Budgetary control atau kontrol anggaran dilakukan dengan proses menetapkan target. Budgetary control atau kontrol anggaran digunakan untuk memonitor hasil dan membandingkannya dengan budget atau anggaran.

Responsibility center atau pusat tanggung jawab merupakan salah satu unit organisasi dibawah pengawasan satu orang yang memiliki tanggung jawab terhadap aktivitas responsibility center tersebut. Budget atau anggaran yang manajer gunakan yaitu:

- Expense atau pengeluaran: mengantisipasi dan sebagai pengeluaran aslinya.

- Revenue atau pendapatan: mengidentifikasi perkiraan dan sebagai pendapatan aslinya.

- Cash: mengestimasi dan melaporkan arus kas

- Capital: rencana dan laporan investasi dalam aset utama yang akan disusutkan.

Traditional budgeting methods atau metode penganggaran secara tradisional yaitu berupa:

1. Top-down budgeting:

- Middle dan first line manajer menetapkan target anggaran departemen.

- Dilakukan sesuai dengan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang ditentukan oleh top manajemen.

2. Bottom-up budgeting:

- Manajer tingkat bawah menganggarkan kebutuhan sumberdaya departemen mereka.

- Menyampaikan proposal anggaran kepada top manajement untuk persetujuan.

Financial statements atau laporan keuangan memberikan informasi dasar untuk melakukan kontrol finansial.

- Balance sheet (neraca): menunjukkan posisi keuangan perusahaan dengan respect kepada aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu.

- Income statement (laporan laba rugi): Merangkum kinerja keuangan perusahaan untuk interval waktu tertentu (laporan laba dan rugi).

Financial statements (laporan keuangan):

1. Balance sheet atau neraca:

- Assets: apa yang perusahaan miliki (tetap dan lancar)

- Liabilities: hutang perusahaan saat ini (saat ini dan jangka panjang)

- Owner's equity:

* Membedakan antara aset dan kewajiban

* Apakah kekayaan bersih perusahaan dalam bentuk saham dan laba ditahan.

2. Income statement atau laporan laba rugi:

- Menunjukkan pendapatan yang masuk ke dalam organisasi dari berbagai sumber.

- Mengurangi semua pengeluaran, termasuk harga pokok penjualan, bunga, pajak, dan depresiasi.

- Bottom line mengindikasikan net income (profit/laba atau loss/rugi).

Financial analysis atau analisis finansial menjelaskan bahwa manajer harus bisa mengevaluasi laporan finansial yang membandingkan kinerja organisasi dengan data sebelumnya atau norma industri.

- Liquidity ratios atau rasio likuiditas.

- Activity ratios atau rasio aktivitas.

- Profitability ratios atau rasio keuntungan.

- Leverage ratios atau rasio pengaruh.

Rasio finansial yang umum:

Control philosphies:

1. Bureaucratic control, mempengaruhi perilaku dan penilaian karyawan kinerja melalui:

- Aturan

- Kebijakan

- Hirarki dari otoritas

- Sistem penghargaan

- Dokumentasi tertulis

2. Decentralized control, decentralized control atau kontrol yang terdesentralisasi bergantung pada:

- Nilai-nilai budaya

- Tradisi

- Keyakinan bersama

- Kepercayaan

Total Quality Management/TQM, mendasar pada decentralized control philosophy. Komitmen seluruh organsiasi untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui peningkatan berkelanjutan.

- Quality circles

- Benchmarking

- Six Sigma

- Reduced cycle time

- Continous improvement

Proses dari quality circles yaitu:

Faktor kesuksesan dari TQM yaitu:

TQM tidak selalu berhasil.

- Six sigma principles dari TQM kemungkinan tidak sesuai untuk seluruh masalah organisasi.

- Banyak kontijensi bisa mempengaruhi kesuksesan dari program TQM.

* Quality circles: lebih bermanfaat ketika menghadapai pekerjaan yang menantang.

* TQM akan lebih berhasil: memperkaya pekerjaan + meningkatkan motivtasi.

Tren pada kualitas dan kontrol finansial.

- International Quality Standards - ISO 9000

- Sistem kontrol finansial terbaru:

* EVA/Economic Value Added

* MVA/Market Value Added

* ABC/Activity Based Costing

Sistem kontrol untuk masa turbulensi yaitu:

- Open-Book Management: berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi.

- Balanced Scorecard: sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk pembelajaran dan pertumbuhan. Struktur dari balance scorecard yaitu: